Деловое письмо: правила написания

При написании делового письма существуют определенные правила, которые необходимо соблюдать.
А именно:
— письмо всегда делится на абзацы, но при этом красная строка не используется;
— в верхнем левом углу письма указывается полное имя отправителя или название
компании с адресом, имя адресата и название компании, которой письмо
предназначено, а также ее адрес (с новой строки);
— в верхнем правом углу письма указывается дата отправления;
— далее идет основной текст письма в центральной части;
— заканчивается письмо высказыванием благодарности и приветствием «Yours sincerely,» если автор знает имя адресата и «Yours faithfully», если нет;
— далее ставится подпись автора письма, а затем четырьмя строками ниже ставится полное имя автора и должность.
Для того, чтобы написать деловое письмо на английском языке, нужно знать основные выражения, которые придают вежливый и официальный тон вашему посланию.
1. Обращения.
— если вам не известно имя адресата — Dear Sirs, Dear Sir or Madam;
— если вам известно имя адресата; в том случае когда вы не знаете семейное положение женщины следует писать Ms, грубой ошибкой является использование фразы “Mrs or Miss” — Dear Mr, Mrs, Miss or Ms;
— в обращении к знакомому человеку — Dear Mark.
2. Вступление.
— спасибо за ваше письмо от (числа) — Thank you for your e-mail of (date)…
— отвечая на ваше письмо… — Further to your last e-mail…
— Я прошу прощения, что до сих пор не написал вам… — I apologise for not getting in contact with you before now…
— относительно вашего письма от (числа) — With reference to your letter of (date)…
3. Указание причин написания письма.
— я пишу вам в связи с … — I am writing in connection with…
— мы хотели бы обратить ваше внимание на … — We would like to point out that…
— я пишу вам, чтобы узнать… — I am writing to enquire about…
— я пишу вам, что бы подтвердить… — I am writing to confirm…
4. Просьба.
— не могли бы вы… — Could you possibly…
— я был бы признателен вам, если бы вы … — I would be grateful if you could …
5. Соглашение с условиями.
— я был бы рад … — I would be delighted to …, I would be glad to…
— я был бы счастлив… — I would be happy to…
6. Сообщение плохих новостей.
— к сожалению… — Unfortunately …
— к сожалению, мы вынуждены сообщить вам о… — We regret to inform you that…
7. Приложение к письму дополнительных материалов.
— мы прилагаем… — We enclose …
— в прикрепленном файле вы найдете… — Attached you will find …, Please find attached (for e-mails)
8. Высказывание благодарности за проявленный интерес.
— спасибо за ваше письмо — Thank you for your letter of
— спасибо за проявленный интерес… — Thank you for enquiring
9. Переход к другой теме.
— мы так же хотели бы сообщить вам о… — We would also like to inform you …
— в ответ на ваш вопрос о… — In answer to your question (enquiry) about …
10. Дополнительные вопросы.
— не могли бы вы объяснить… — Could you possibly explain…
— я немного не уверен в … — I am a little unsure about…
11. Передача информации.
— к сожалению, мы вынуждены сообщить вам о… — We regret to inform you that…
— я пишу, чтобы сообщить о … — I’m writing to let you know that…
— мы с удовольствие сообщаем о … — I am delighted to tell you that…
12. Предложение своей помощи.
— сообщите, если вам понадобится моя помощь — Let me know whether you would like me to…
— если хотите, я с радостью… — If you wish, I would be happy to…
13. Напоминание о намеченной встрече или ожидание ответа.
— я с нетерпением жду, встречи с вами в следующий вторник — I look forward to meeting you next Tuesday
— я с нетерпением жду, когда смогу снова услышать Вас — I look forward to hearing from you soon
14. Подпись.
— с уважением… — Kind regards,
— искренне Ваш, (если имя человека Вам не известно) — Yours faithfully,
— искренне Ваш, (если имя Вам известно) — Yours sincerely,
 
Вот основные правила, которым необходимо следовать при написании делового письма.

Оставьте комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *